Le Comité consultatif national a été formé par l’Association canadienne de la chimie pour :

• sensibiliser l’Association et ses membres aux préoccupations du grand public relativement à l’industrie de la chimie et aux enjeux connexes ;
• identifier les domaines potentiels pour une meilleure information, un plus grand dialogue et des relations améliorées entre les membres de l’Association et le grand public ;
• fournir un point de vue sur des questions comme :

• les besoins d’information du grand public ;
• les produits chimiques et la protection du grand public ;
• la sécurité du transport, de l’entreposage et de l’utilisation des produits chimiques ;
• la perception des risques ;
• la responsabilité de l’entreprise en ce qui a trait aux produits chimiques et au grand public ;
• l’interprétation des données nationales sur l’opinion publique dans une perspective locale ;
• d’autres points sur la façon de vivre en sécurité avec des produits chimiques ;
   

• assurer un dialogue et un échange d’information continus entre l’Association et ses membres et des leaders aux paliers national, régional et local.

Activités

Le comité :

• donne des conseils sur des questions de première importance pour que l’Association canadienne de l’industrie de la chimie et ses membres puissent anticiper et définir de façon proactive des solutions et des réponses appropriées aux exigences du grand public ;
• répond aux demandes de l’Association canadienne de l’industrie de la chimie lorsqu’elle a besoin de conseils sur des questions préoccupantes, des propositions de plans et d’autres domaines d’activité ;
• présente ou discute des points préoccupants relatifs aux produits chimiques dans la société ;
• aide l’Association canadienne de l’industrie de la chimie à clarifier les attentes du grand public à l’égard de l’industrie et leurs implications pour une association exploitant un programme axé sur la performance ;
• conseille l’Association canadienne de l’industrie de la chimie sur la façon d’augmenter l’influence de la Gestion responsable^MD sur les utilisateurs de produits chimiques ;
• conseille l’Association canadienne de l’industrie de la chimie sur des questions liées à la Gestion responsable^MD comme les codes de gestion, les processus de contrôle et d’évaluation des progrès, les révisions aux codes et aux politiques, et les idées nouvelles sur la responsabilité environnementale ;
• aide l’Association canadienne de l’industrie de la chimie à évaluer l’efficacité des leçons tirées dans d’autres juridictions dans le cadre de l’application de la Gestion responsable^MD et leur application éventuelle dans le contexte canadien ;
• donne des conseils sur l’efficacité du processus de vérification de la conformité et les améliorations possibles ;
• utilise des études de cas (non spécifiques à une compagnie) pour illustrer des problèmes généraux et proposer des solutions.  Le comité n’a pas la responsabilité de s’impliquer dans, ou de rendre une décision sur un problème entre un membre de l’Association et d’autres intervenants.

Membres du comité

Le Comité consultatif national est formé de 12 à 16 personnes qui possèdent une expérience leur permettant d’aider l’Association canadienne de l’industrie de la chimie à mieux comprendre les besoins et les préoccupations du grand public, en particulier au palier local.  Les membres du comité siègent en tant qu’individus, sans représenter officiellement un groupe dont ils peuvent être membres.  Les membres du comité possèdent une expérience dans des domaines comme la participation à la communauté, le milieu universitaire, les affaires, et des groupes de consommateurs, environnementaux et d’autres groupes d’intérêts.

Le comité compte au moins un représentant du Canada atlantique et de la Colombie-Britannique, et deux représentants de l’Ontario, du Québec et des Prairies.  Le reste est formé de membres hors cadre, dont la majorité vient du Canada central.  Bien qu’il n’y ait pas de quotas, on tente de refléter la diversité de la population canadienne (voir l’annexe I).

Mandat

Les membres du comité sont nommés pour au moins un an, et s’engagent à respecter ce mandat.  On procède à un examen annuel dans le but de remplacer d’un quart à un tiers des membres afin d’assurer une bonne combinaison d’idées nouvelles et de continuité.  L’animateur doit faire le suivi des membres qui ne peuvent assister aux réunions de façon régulière.

Une participation maximale de trois ans est jugée comme étant optimale pour la plupart des membres. Cela n’empêche pas une participation plus longue si l’intérêt et l’engagement restent élevés.

Confidentialité des discussions

Les discussions du comité ne sont pas confidentielles, sauf si cela est déterminé au préalable.  Le nom des membres du comité qui font des commentaires et le nom des compagnies utilisées pour les études de cas ne sont pas précisés dans les comptes rendus, et les membres du comité s’engagent à respecter cette confidentialité quand ils parlent à des gens extérieurs au comité.

Quand des questions confidentielles sont soumises au comité, l’Association canadienne de l’industrie de la chimie (ou d’autres membres du comité) l’expliquent clairement.  Les personnes qui refusent de respecter la confidentialité du point en question doivent quitter la salle pendant la durée de la discussion.

Connaissance du grand public

L’existence du comité est connue du grand public.  Le nom des membres est communiqué au grand public, mais n’est pas utilisé par l’Association canadienne de l’industrie de la chimie pour toute forme d’appui sans permission expresse.

Tenue et calendrier des réunions

Le comité se réunit selon un calendrier établi par l’Association canadienne de l’industrie de la chimie et le comité.  Les réunions sont dirigées par un animateur indépendant travaillant à contrat pour l’Association.  L’animateur doit donner un préavis approprié des réunions et distribuer aux membres l’information pertinente le plus rapidement possible.

L’annexe II fournit des détails sur les activités du comité.

Rémunération

La participation au Comité consultatif national se fait de façon bénévole et les membres ne sont pas rémunérés.  Toutes les dépenses appropriées et raisonnables liées à la présence aux réunions sont remboursées par un système de comptes de dépenses administré par l’animateur.  Dans des circonstances particulières, si un membre du comité reçoit un salaire direct ou subit une pénalité salariale pour sa présence aux réunions, ce coût est autorisé à l’avance par l’Association, comme une dépense.

Il peut arriver que les membres du comité doivent participer à des activités de consultation, qui demandent beaucoup de temps et mettent à profit leurs connaissances de la Gestion responsable^MD et des préoccupations publiques.  Dans ce cas, l’Association canadienne de l’industrie de la chimie leur verse une indemnité journalière appropriée.

Relations avec l’Association canadienne de l’industrie de la chimie

L’Association canadienne de l’industrie de la chimie est représentée auprès du comité par le vice-président, Gestion responsable, ou son délégué.  Le vice-président, Gestion responsable, est responsable du comité et est le principal moyen de communication entre le comité, l’Association et son conseil d’administration.  L’animateur a la responsabilité d’assurer une liberté d’expression des points de vue et des opinions, tout en assurant que le comité reste concentré sur ses objectifs, selon la description du mandat.

Annexe I

En plus des conditions précisées dans LE MANDAT, certains domaines de connaissance peuvent améliorer l’efficacité du comité, notamment :

• SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL DANS LE SECTEUR AGRICOLE
• POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE L’ENVIRONNEMENT
• ACTIVISME ENVIRONNEMENTAL POUR LA SANTÉ PUBLIQUE
• DÉFENSE DES CONSOMMATEURS DE PRODUITS BIOLOGIQUES
• ÉCONOMIE D’ENTREPRISE (INDICATEURS)
• TRANSPORT  
• GOUVERNEMENTS MUNICIPAUX
• ÉDUCATION
• INGÉNIERIE
• DROIT
• TRAVAIL
• MESURES ET STATISTIQUES
• PREMIÈRES NATIONS
• ÉTUDIANTS

Annexe II – Activités du comité

 1. Format
Généralement, le comité se réunit quatre fois par année, pendant deux jours.  Chaque réunion commence par une séance en soirée le premier jour, avec un dîner, et une séance matinale le deuxième jour, qui se termine par un déjeuner.  Il peut arriver qu’une séance soit prévue dans l’après-midi du deuxième jour.  Des réunions additionnelles peuvent être convoquées par un accord mutuel.

Une visite d’usine doit être prévue au moins tous les deux ans dans le cadre d’une réunion.  Cela peut inclure la possibilité de rencontrer des résidants locaux, par un processus communautaire.  L’animateur prend les dispositions requises.

2. Moment
Généralement, les réunions ont lieu de sept à quatorze jours avant une réunion du conseil d’administration de l’Association canadienne de l’industrie de la chimie afin de maximiser l’efficacité de la communication des idées au conseil pour examen.  Le calendrier des réunions est établi un an à l’avance.  Si une réunion n’est pas nécessaire, on peut l’annuler.  On peut la reconvoquer au besoin.

Il peut arriver qu’une réunion ait lieu de façon simultanée ou consécutive à une réunion du conseil afin de permettre un dialogue plus direct avec les membres du conseil, de façon formelle ou informelle.

3. Sous-comités
L’animateur peut à l’occasion convoquer des réunions des sous-comités pour traiter de points précis, à des fins d’efficacité et d’actualité.  L’animateur soumet au comité un rapport sur les résultats de ces rencontres.

4. Procédures  
L’animateur peut, entre les réunions, recueillir des commentaires de l’ensemble ou d’une partie des membres du comité sur un point d’intérêt pour le comité.  Ce processus sert à augmenter l’efficacité des réunions du comité, ou à assurer que les commentaires du comité peuvent être intégrés au processus décisionnel de l’Association canadienne de l’industrie de la chimie sur des questions soulevées entre les réunions.  L’animateur remet au comité un exemplaire des rapports connexes.

S’il y a consensus sur un point soumis au comité, cela est noté de façon explicite à la réunion et dans le compte rendu.  Sinon, on suppose qu’il y a différents points de vue sur le point débattu.  Le comité devrait éviter d’avoir recours au vote pour arriver à un consensus.

4.1 Études de cas
Une « étude de cas » est un mécanisme par lequel un événement ou une situation important pour le grand public impliquant l’utilisation de produits chimiques dans la société est soumis au comité pour discussion.  De l’information suffisamment détaillée doit être fournie pour qu’il soit possible de bien comprendre la pertinence de la situation pour les membres de la Gestion responsable^MD.  Le Comité tente de tirer des conclusions générales sur la façon dont la question peut influencer la perception de la Gestion responsable^MD par le grand public, et proposer des façons dont l’Association peut aider ses membres à faire participer le grand public au règlement de la question.  L’identité de la compagnie visée demeure confidentielle.

4.2. Visiteurs
Des observateurs peuvent être invités aux réunions du comité pour des raisons précises.  L’animateur prend les dispositions requises.

Des orateurs externes de l’industrie et d’autres organisations sont invités afin de parler de sujets liés à l’ordre du jour.  L’animateur prend les dispositions requises.

La participation des PDG des compagnies membres aux réunions du comité est encouragée, et est coordonnée par le vice-président, Gestion responsable.

4.3.1 Comptes rendus
L’animateur prépare un compte rendu des réunions du comité et le distribue aux membres du comité et à l’Association canadienne de l’industrie de la chimie.  Les commentaires faits aux réunions ne sont pas associés aux membres du comité visés dans le compte rendu.  Un résumé est préparé pour chaque ensemble de comptes rendus à des fins de référence.  S’il y a consensus sur un point soumis au comité, cela est noté de façon explicite dans le compte rendu.

Il n’y a pas de processus officiel pour l’adoption des comptes rendus.  Les erreurs ou les omissions dans les comptes rendus sont signalées directement à l’animateur, qui apporte des corrections ou soulève la question à une réunion ultérieure, selon le cas.

4.3.2 Rapport annuel
Le comité peut choisir de produire un document pour le rapport annuel de l’Association canadienne de l’industrie de la chimie (ou pour un autre usage par l’Association) qui traite des activités du groupe, et soumettre tout état récapitulatif jugé approprié.  L’animateur est responsable de la production de ce document, sous les directives du comité.

5. Animateur
L’élaboration de l’ordre du jour est une responsabilité conjointe au comité et à l’Association canadienne de l’industrie de la chimie.  L’animateur administre le processus par des séances de planification aux réunions et entre celles-ci.  Tout membre du comité souhaitant proposer un point pour l’ordre du jour est libre de contacter l’animateur.

L’animateur a la responsabilité d’assurer une liberté d’expression des points de vue et des opinions, tout en assurant que le comité reste concentré sur ses objectifs, selon la description du mandat.